La tecnología juega un papel fundamental en el éxito y la eficiencia de una empresa. Sin embargo, junto con los avances tecnológicos también surgen nuevos desafíos en términos de seguridad y gestión de la información. Uno de esos desafíos es el Shadow IT. En este artículo, exploraremos qué es el Shadow IT, por qué es importante controlarlo y cómo implementar estrategias efectivas para proteger a tu empresa de sus riesgos.
Tabla de Contenido
¿Qué es el Shadow IT?
El Shadow IT, también conocido como la sombra de TI, se refiere al uso de dispositivos, aplicaciones y servicios de tecnología de la información que no están aprobados ni controlados por el departamento de TI de una empresa. Esto puede incluir el uso de aplicaciones de almacenamiento en la nube, herramientas de colaboración y comunicación, software personal y dispositivos móviles no autorizados.
El Shadow IT surge cuando los empleados utilizan estas tecnologías sin el conocimiento o consentimiento de la empresa, a menudo con la intención de aumentar su productividad o facilitar su trabajo.
¿Por qué es importante controlar el Shadow IT?
Es importante controlar el Shadow IT en las empresas por las siguientes razones:
- Seguridad de los datos: Cuando los trabajadores utilizan aplicaciones o servicios no autorizados, la empresa pierde el control sobre la seguridad de los datos. Esto puede llevar a filtraciones de información sensible, exposición a ataques cibernéticos y riesgos de cumplimiento normativo. Al controlar el Shadow IT, las empresas pueden implementar políticas y medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos de manera efectiva.
- Cumplimiento normativo: Muchas empresas están sujetas a regulaciones y normativas estrictas en cuanto a la protección de datos y la privacidad. El uso no autorizado de servicios o aplicaciones de TI puede llevar a incumplimientos normativos, lo que puede resultar en multas, sanciones legales y daños a la reputación de la empresa.
- Integración y compatibilidad: El uso de diferentes herramientas y sistemas de TI por parte de los trabajadores puede dificultar la integración entre los diferentes sistemas de la empresa. Mediante la gestión del Shadow IT, las organizaciones pueden garantizar que las herramientas utilizadas por los trabajadores sean compatibles y se integren adecuadamente con los sistemas existentes, lo que mejora la eficiencia operativa.
- Eficiencia y productividad: El Shadow IT puede ocasionar una multiplicación de herramientas y servicios similares en toda la empresa. Esto puede resultar en una falta de estandarización y eficiencia, ya que los empleados utilizan diferentes herramientas para realizar tareas similares. Al controlar el Shadow IT, las empresas pueden identificar las necesidades y preferencias de los empleados, implementar soluciones adecuadas y estandarizadas, lo que mejora la eficiencia y la productividad en general.
- Gestión de costos: El uso no autorizado de servicios de TI puede generar costos adicionales y duplicación de servicios. Al ejercer control sobre el Shadow IT, las empresas pueden evaluar y gestionar de manera efectiva los costos asociados con la tecnología, garantizando que se invierta en soluciones que sean realmente necesarias y proporcionen valor agregado a la organización.
¿Cómo controlar el Shadow IT?
Controlar el Shadow IT requiere una combinación de estrategias y medidas proactivas. A continuación, conoce algunas acciones clave que puedes tomar para controlar el Shadow IT en tu empresa:
- Análisis de la superficie de ataque: Realizar un análisis exhaustivo de la superficie de ataque de tu empresa te ayudará a identificar las áreas de riesgo y los puntos vulnerables en términos de Shadow IT. Esto implica examinar los dispositivos, aplicaciones y servicios utilizados por los trabajadores, tanto los autorizados como los no autorizados. Puedes utilizar herramientas de monitoreo de redes y análisis de vulnerabilidades para identificar posibles brechas y evaluar el nivel de riesgo.
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- Implementar un enfoque de monitoreo de redes: El monitoreo de redes es una estrategia efectiva para identificar y controlar el Shadow IT. Esto te brinda visibilidad y control sobre los recursos de TI utilizados en tu empresa.
- Aplicar políticas de uso y administración: Establecer políticas claras y comunicarlas a todos los trabajadores es fundamental para controlar el Shadow IT. Estas políticas deben abordar el uso de dispositivos personales, aplicaciones y servicios no autorizados, y establecer directrices claras sobre el uso aceptable de la tecnología en el entorno laboral. Además, debes implementar soluciones de administración de dispositivos móviles (Mobile Device Management MDM) para gestionar y controlar los dispositivos utilizados por los trabajadores.
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- Educación y concientización: La educación y la concientización de los trabajadores son fundamentales para controlar el Shadow IT. Los trabajadores deben comprender los riesgos asociados con el uso no autorizado de tecnología y cómo sus acciones pueden afectar a la empresa. Realizar sesiones de capacitación periódicas y compartir buenas prácticas en materia de seguridad cibernética ayudará a promover una cultura de seguridad en toda la empresa.
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- Evaluar y seleccionar herramientas de monitoreo: Existen diversas herramientas de monitoreo y análisis disponibles en el mercado que pueden ayudarte a controlar y gestionar el Shadow IT. Al seleccionar estas herramientas, debes considerar tus necesidades específicas, como el monitoreo de dispositivos, el análisis de tráfico de red y la identificación de aplicaciones no autorizadas. Evalúa las opciones disponibles y elige las soluciones que mejor se adapten a tus requerimientos.
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- Seguimiento de la huella digital en la red: Utiliza técnicas de análisis forense para rastrear la identidad digital dejada por los activos de Shadow IT. Esto puede incluir análisis de registros, registros de auditoría y registros de actividad en los sistemas.
En conclusión, controlar el Shadow IT es esencial para proteger a tu empresa de los riesgos asociados con el uso no autorizado de tecnología. Mediante el análisis de la superficie de ataque, la implementación de políticas de uso y administración, la educación de los trabajadores y la selección de herramientas de sistema de monitoreo adecuadas, puedes reducir los riesgos y fortalecer la postura de seguridad de tu empresa.
