La seguridad de los datos y la gobernanza efectiva son cruciales para cualquier organización que utilice plataformas colaborativas como SharePoint. Con la creciente dependencia de las herramientas en línea para el almacenamiento de datos y la colaboración, es fundamental comprender cómo SharePoint gestiona la seguridad y los permisos para proteger la propiedad intelectual y cumplir con las normativas de protección de datos.
En este artículo proporcionarmemos una visión integral de cómo optimizar la seguridad y la gobernanza en SharePoint, enfocándonos en el control de acceso, permisos de SharePoint, y las estrategias para prevenir accesos no autorizados y filtraciones de datos.
Tabla de Contenido
SharePoint: Seguridad y Permisos; ¿Qué son?
La seguridad y los permisos en SharePoint son los mecanismos que controlan el acceso a los datos almacenados en SharePoint. La seguridad se refiere a las medidas que se aplican para evitar o detectar accesos no autorizados, ataques informáticos, suplantación de identidad, robo de credenciales, etc. Los permisos se refieren a las reglas que se establecen para definir quién puede ver, modificar, eliminar o crear datos en SharePoint.
La seguridad y los permisos en SharePoint se basan en el principio de mínimos privilegios, es decir, que cada usuario o grupo solo debe tener el nivel de acceso necesario para realizar su trabajo, y nada más. De esta forma, se reduce el riesgo de que los datos se vean comprometidos por errores humanos, malas prácticas, acciones maliciosas o incidentes externos.
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¿Por qué son importantes la seguridad y los permisos en SharePoint?
La seguridad y los permisos en SharePoint son importantes por varias razones:
- Protegen los datos sensibles o confidenciales de la organización, como información financiera, comercial, legal, personal, etc., que pueden tener un gran valor económico, estratégico o reputacional.
- Evitan que los datos se pierdan, se dañen, se alteren o se divulguen sin autorización, lo que puede afectar negativamente al rendimiento, la calidad, la continuidad o la confianza de la organización.
- Cumplen con las normativas legales y regulatorias vigentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, etc., que establecen obligaciones y sanciones para las organizaciones que tratan datos personales.
- Garantizan la propiedad intelectual y los derechos de autor de los creadores y propietarios de los datos, evitando que se produzcan plagios, copias, usos indebidos o apropiaciones indebidas de los mismos.
- Mejoran la experiencia de usuario y la satisfacción de los clientes, proveedores, socios y empleados, al ofrecerles un entorno seguro, fiable y personalizado para acceder a los datos que necesitan.
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¿Cómo funcionan la seguridad y los permisos en SharePoint?
La seguridad y los permisos en SharePoint funcionan a través de varios elementos y niveles, que se pueden resumir en los siguientes:
- Autenticación: Es el proceso que verifica la identidad de un usuario o dispositivo que intenta acceder a SharePoint. La autenticación se puede realizar mediante diferentes métodos, como contraseñas, certificados digitales, tokens, huellas dactilares, reconocimiento facial, etc. La autenticación es el primer paso para garantizar la seguridad y los permisos en SharePoint, ya que impide que personas o dispositivos no autorizados puedan iniciar sesión.
- Autorización: Es el proceso que determina qué acciones puede realizar un usuario o dispositivo autenticado en SharePoint. La autorización se basa en los permisos que se asignan a cada usuario o grupo, según su rol, función o necesidad. Los permisos se pueden conceder o denegar a diferentes niveles, como colección de sitios, sitio de SharePoint, biblioteca de documentos, lista, carpeta, elemento o archivo. Los permisos se pueden agrupar en niveles de permiso predefinidos, como lectura, edición, diseño, control total, etc., o se pueden personalizar según las preferencias de cada administrador o propietario. La autorización es el segundo paso para garantizar la seguridad y los permisos en SharePoint, ya que impide que los usuarios o dispositivos puedan acceder a los datos que no les corresponden.
- Auditoría: Es el proceso que registra y supervisa las actividades que realizan los usuarios o dispositivos en SharePoint. La auditoría se puede configurar para rastrear diferentes eventos, como apertura, modificación, eliminación, copia, movimiento, descarga, carga, etc., de los datos almacenados en SharePoint. La auditoría se puede realizar a diferentes niveles, como colección de sitios, sitio de SharePoint, biblioteca de documentos, lista, carpeta, elemento o archivo. La auditoría es el tercer paso para garantizar la seguridad y los permisos en SharePoint, ya que permite detectar y corregir posibles anomalías, irregularidades, incidentes o violaciones de los datos.
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¿Cómo configurar la seguridad y los permisos en SharePoint?
La configuración de la seguridad y los permisos en SharePoint depende de varios factores, como el tipo de datos, el nivel de sensibilidad, el número de usuarios, el grado de colaboración, la política de la organización, etc.
No existe una única forma de configurar la seguridad y los permisos en SharePoint, sino que se debe adaptar a cada caso y contexto. Sin embargo, se pueden seguir algunas recomendaciones generales, como las siguientes:
- Planificar la estructura y la jerarquía de los datos en SharePoint, de forma que se facilite la gestión y el control de los mismos. Por ejemplo, se puede crear una colección de sitios para cada departamento, proyecto o cliente, y dentro de cada colección, varios sitios de SharePoint para cada equipo, área o actividad. Así, se puede asignar los permisos adecuados a cada nivel, según las necesidades y responsabilidades de cada usuario o grupo.
- Utilizar los niveles de permiso predefinidos de SharePoint, siempre que sea posible, para simplificar y estandarizar la asignación de permisos. Por ejemplo, se puede usar el nivel de permiso de lectura para los usuarios que solo necesitan ver los datos, el nivel de permiso de edición para los usuarios que necesitan modificar los datos, el nivel de permiso de diseño para los usuarios que necesitan crear o personalizar los datos, y el nivel de permiso de control total para los administradores o propietarios de los datos.
- Evitar el uso de permisos exclusivos o únicos, salvo que sea imprescindible, para evitar la complejidad y la confusión en la gestión de los permisos. Los permisos exclusivos o únicos son aquellos que se aplican a un usuario o grupo específico, sin tener en cuenta los permisos heredados del nivel superior. Por ejemplo, se puede dar permiso de edición a un usuario en una carpeta, aunque el nivel de permiso de la biblioteca de documentos sea de solo lectura. Esto puede generar problemas de seguridad, rendimiento o mantenimiento, si no se hace con cuidado y criterio.
- Revisar y actualizar periódicamente los permisos en SharePoint, para asegurar que se mantienen al día y se ajustan a los cambios que se produzcan en la organización, los usuarios o los datos. Por ejemplo, se puede verificar que los permisos se corresponden con el rol, la función o la necesidad de cada usuario o grupo, que no hay permisos innecesarios o redundantes, que no hay usuarios o grupos obsoletos o inactivos, que no hay conflictos o inconsistencias entre los permisos, etc.
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En resumen, la seguridad y los permisos en SharePoint son aspectos esenciales para proteger los datos y cumplir con la normativa. SharePoint ofrece múltiples opciones y herramientas para configurar y gestionar la seguridad y los permisos de los datos, según las características y requerimientos de cada organización, usuario o grupo.
Sin embargo, la seguridad y los permisos en SharePoint también requieren de una planificación, una implementación, una supervisión y una actualización constantes, para garantizar su eficacia y su eficiencia. Por ello, se recomienda contar con el apoyo y el asesoramiento de expertos en SharePoint, como TecnetOne, que puedan ayudar a optimizar la seguridad y los permisos de los datos, y a resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.